一般來說，企業(yè)參加海外展會比在國內(nèi)參加展會復雜得多，外貿(mào)企業(yè)應更加用心對待。
(一)早做準備
一般的策劃工作應該在展會開始前12～18個月準備，因為場地是按“先來先分配”的原則安排的，所以企業(yè)至少要提前12個月預訂場地。
外貿(mào)企業(yè)若對某展會有意向，就應及早對其進行調(diào)查，以取得第一手信息。一旦決定參展，外貿(mào)企業(yè)就要和展會組織者開展緊密的合作，以防任何突發(fā)狀況發(fā)生。
參展人員應至少提前兩天到達目的地以調(diào)整時差。若外貿(mào)企業(yè)需要單獨設置展廳、處理后勤事務，那么參展人員將會非常疲勞。因此，參展人員要留出充足的時間，好好休息，調(diào)整自己的狀態(tài)。
(二)擬訂合理預算
外貿(mào)企業(yè)應擬訂一份切合實際的參展預算。國外展會的費用根據(jù)展會地點、匯率和時令的不同會有較大差距。除了考慮展出經(jīng)費、運輸費用、宣傳花費及工作人員的工資外，參展企業(yè)還要考慮進口關(guān)稅和相關(guān)的出口規(guī)則。同時，為應付展會中的意外事件及因匯率變動而帶來的額外花費和其他小費支出，參展企業(yè)應增加25%的預算，以保證展會活動的順利進行。
(三)規(guī)劃展位/展廳
在大多數(shù)展會上，展位就是攤位。布置精細的展廳在歐洲一些大型展會上十分流行，這類展廳往往面積較大，而且有可能包括會議室、休息室、廚房和酒吧(用來招待客戶)，其中會備有小甜品和軟飲料。因此，在策劃時，參展企業(yè)要把會議室和休息室也考慮在內(nèi)。
(四)殷勤待客
企業(yè)要在展會上或休息室內(nèi)提供食品，以便在與來賓交談時享用。
企業(yè)可設計一種與企業(yè)或產(chǎn)品形象相符的特色菜譜。例如，企業(yè)可以安排相關(guān)人員提供食物，也可以請來賓吃自助餐。提供自助餐時，企業(yè)要注意交易會上的一些特殊要求，如在德國的一些交易會上，根據(jù)國家“綠色環(huán)保”政策的要求，食品要盛在真正的瓷制器皿中，而不能使用塑料制品或包裝紙。
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