展會前的準備工作

        嚴格按照展覽會規定的時間進行工作安排布展時，首先清點發運來的展品，在確認準確無誤后進行布展。布展應有一定的藝術性，能夠吸引觀眾，必要時可以請求組展設計人員給予協助展覽會的優勢在于比較。買家可以對不同廠家的產品一目了然，并很快作出判斷；賣家必須考慮如何才能從眾多相似的產品中脫穎而出，吸引買家的注意力。所以，參展人員須結合產品特性，在"比較"二字上下功夫。面對激烈的競爭，每位參展商都必須有自己的制勝王牌。這張王牌可能是商標、專利或獨特的設計，也可能是價格、質量或完善的服務。這就要求展臺人員要結合參展商品的特點，靈活應付：如是大眾消費品，應著力樹立品牌形象，在消費中形成親和力；如系新產品，須大力宣傳其與眾不同之處；產品若具獨創性，則應強調在技術上的突破性。有效的推銷會使潛在的客戶對參展公司產生信任，對展出的產品本身和服務感興趣，從而產生購買意向。 

        接待客戶是展覽期間關鍵的工作。接待對象可分為重要客戶、現有客戶、潛在客戶、普通觀眾四類，這其中接待潛在客戶是參加展覽會的主要目標和大價值所在。對現有客戶當然要維持好關系，但不要在展覽會上寒暄過久，以免影響接待新客戶；對普通觀眾只需禮貌相對，切勿耗費太多的時間和精力。是否善于篩選和挖掘潛在客戶，是衡量參展者業務水平高低的一個重要標志。 

        展覽期間注意事項： 

        1、堅持參展期間，參展商在有限的展位空間，不應看閑書與報刊。應充分把握機會引起對方對企業與產品的注意，吸引買家與專業觀眾停下來，對企業與產品進行咨詢，精神飽滿地回答有關問題。如你在看報紙或雜志，機會也就因此會從身邊流失。 

        2、參展工作期間，展會上應杜絕隨意吃喝現象。因為，這種粗俗、邋遢和事不關已的表現會使所有潛在客戶對參展企業產生差的印象，繼而影響他們對參展商的企業文化、管理水平、員工素質、產品質量的評估，導致對企業與產品的不信任。 

        3、關注與發現每一個潛在客戶（買家與專業觀眾）是參展商參展的重要目標。應竭力避免怠慢潛在客戶的行為，哪怕是幾秒鐘。顯而易見，誰都不喜歡有被怠慢的感覺。如你工作正忙，不防先與客戶打個招呼或讓他加入你們的交談。如你在與參展伙伴或隔壁展位的人談話，這時應自覺立即停止。 

        4、參展期間要注意打手機的方式與時間。不恰當的電話，每一分鐘就會相應減少與潛在客戶交流的時間。從而直接影響企業在展會上的業務目標。在展會上，既便只能找到一個好的潛在客戶，也是一種成功。而不恰當地打手機，往往可能會使你與客戶失之交臂。 

        5、展會上，對買家與專業觀眾，不要以貌取人。展覽會上要注重儀表的是參展單位的工作人員，客戶都會按自己的意愿穿著隨便些，顧客的穿著與參展的效果沒有直接影響。 

        6、在展位上應創造一個溫馨、開放、吸引人的氛圍，而不要形成與兩個或更多參展伙伴或其他非潛在客戶群聚閑聊的氣氛，使走近展位的每一位買家與專業觀眾感到無所適從。 

        7、努力記住潛在客戶的名字并能做到善用。人們都喜歡別人喊自己的名字。在談話中不時提到，會讓他感到自己很重要。大膽些，直接看著參觀者胸前的名牌，念出他們的名字。遇到難讀的字，還可以詢問，以此來加深相互地了解與認識。使用適當，你便有可能輕松地與潛在客戶建立良好的關系。 
 
        8、應做到展會期間會內會外工作相結合，積走出去，拜訪客戶，參觀工廠，這必須是在保證攤位要有人照管的前提下。 

        參展期間要做完整的記錄。記錄內容和方式應在參展前準備好。記錄內容應做到規范、全面、精練、易于填寫。準確的記錄有助于日后工作的針對性和高效率。 

        國外的展覽公司做過統計，50%的參觀者漫無目標卻四處收集資料，展覽會上發出的資料有25%在30分鐘內被隨手扔進了餐廳、汽車、洗手間和廢紙蔞。國內的許多展覽對普通觀眾不加限制，資料浪費的現象更為嚴重。比較好的方法是印制兩類不同形式的資料，一種是印制簡單的、內容概括的資料，可以發給每位參觀者；另一種是成套的、印刷精美、專業性強的資料，只發給專業客戶。 

        貿易類的展覽會通常不允許現場零售，參展人員應集中精力接待客戶、捕捉貿易機會，切忌因小失大。國外有些展覽會每天辟出專門時間對公眾開放，允許零售，但一定要注意時間的劃分，并做好相應的安排。 

        展覽會不僅是合適的交易場所，也是理想的調研場所。在展覽會上，展出者和參觀者都不介意回答一些專業性強的問題，甚至很樂意提供意見和建議，而在其它場合就大不相同。因此，在展覽會上做調研，既能節約時間、精力，又能獲得有價值的信息。參展者是主要調研對象；可以抽空參觀其它展臺，針對競爭對手做調研；還可以參加研討活動、閱讀有關展會的報道，對市場情況做調研。 

        特別要注意客戶信息的收集。這是展覽會后進一步擴大參展效果的關鍵。很多情況是展覽會上成交不容易，但通過展后聯系，在展后3個月才能達到成交的目的。認真總結參展情況，向組織者和公司如實反映參展效果和遇到的問題，以確定來年是否參展，如何改進。 

        展覽會期間輔助性的活動。展覽會期間一般會安排一些輔助性的活動，如新聞發布會、開幕式、貴賓參觀、館日、招待會、研討會等。這些活動對于擴大交往、了解信息大有好處，應予足夠重視和充分利用。 

        展會上發資料要注意合適的方法。首先宣傳資料費用不菲，更何況企業不樂意將成本很高的宣傳資料白白流失在人海中。怎樣才能將價值不菲的信息送到真正需要的潛在客戶手上呢？郵寄，便是一個較好的方法。在展會上，你可告訴潛在客戶，無意讓他帶太多宣傳品，加重他的行程負擔。展會后，你會按他要求的材料寄給他。這樣做參展商可以一舉多得：既表明參展商的專業性；同時又表現出公司對可客戶的重視和負責精神，給客戶加深印象；也有好的理由做電話或EMAIL的系列追蹤。 

        要熱情地宣傳自己的企業和產品，宣傳時要做到感染力與滿腔熱情并存。在買家與專業觀眾看來，你就代表著你的企業。你的言行舉止和神情都會對參觀者認識你的企業產生大的影響。

        注意知識產權的保護，避免侵權行為。如遇到侵權情況的發生，要及時向組展者通報，根據當地法規尋求解決方法，避免不必要的爭執。 

        要珍惜簽合同的機會，不要零售展樣品。尤其在一些禁止零售展樣品的展覽會上，更不能出售樣品。如果樣品出售或贈送客戶，應在展出結束時再讓客人提走，同時照章納稅。 

        加強在展覽會上的考察工作。學習同行的優點，借鑒同行的長處，了解行業的發展趨勢．為產品的不斷更新收集信息資料。參加展會前，要盡量多了解行業間的競爭對手。盡可能搜集有關競爭對手的資料通過參觀競爭對手的展位，了解他們推出的新產品。努力搜集一切有助自己事業的信息，如對方的定價、產品比較、付款條件、交貨方式等等。研究競爭對手是展覽會的獨特之處，這不僅是由于專業客戶會來找你并提供相關信息，更是因為你的競爭對手就在同一空間中展覽，大量信息就在眼前。這是進行現場調研和信息收集的絕好機會。如果參展商能花時間走遍展會的每個角落，表現得象展會的主人一樣，收獲就會頗豐。攜帶相機和記事本，盡可能多地采集信息。調查競爭對手，找找自己的產品、銷售人員、展品、宣傳資料、顧客評價和展會前的營銷策略及其在實施效果方面的差距。將這些資料收集完備后，便可在展后來評估與同行間的差距與原因。